Documentos, não conformidades, processos e indicadores da Qualidade, ligados à acreditação
A Qualidade publica documentos com a aprovação registrada, trata cada não conformidade em quatro etapas com o setor de origem e acompanha os requisitos da ONA, da ISO 9001 ou da CHKS com as evidências que já estão no sistema.
Telas reais do sistema no ambiente de demonstração. Os nomes de pessoas são fictícios.
Como uma não conformidade chega à eficácia
Quatro etapas, cada uma com um responsável. O sistema registra quem decidiu e quando, e a NC só avança quando a etapa está completa.
Quem viu relata
Quem detectou a ocorrência registra o fato, o setor de origem, a porta de entrada e o nível de risco.
- Setor relator e setor de origem
- Porta de entrada com prazo próprio
- Aviso de NCs parecidas no setor
A Qualidade analisa
A Qualidade autoriza o tratamento ou devolve ao relator com o motivo. Devolver não encerra a NC.
- Autorizar libera a resposta
- Não autorizar volta ao relator
- O setor de origem é avisado por e-mail
O setor de origem responde
O setor de origem analisa a causa com a ferramenta que o risco pede e monta o plano de ação em 5W2H.
- Ishikawa e 5 Porquês no risco alto
- Várias ações, cada uma com prazo
- Prazo de conclusão definido
Quem relatou confere a eficácia
O setor relator aprova a resposta ou reprova e devolve ao setor de origem. Cada rodada fica no histórico.
- Aprovar conclui a NC
- Reprovar reabre a resposta
- O histórico guarda cada reprovação
- Setor relatorEnfermagem, 3º andar
- Porta de entradaNotificação interna, prazo de 15 dias
- Nível de riscoMédio
- NCs parecidas no setorNenhuma nos últimos 365 dias
- QualidadeAutorizou em 12/09, 10:40
- Setor de origemAvisado por e-mail
- RespostaNa vez da Internação
- CausaConferência na admissão sem lista de verificação
- Ação 1Lista de verificação na admissão, até 30/09
- Ação 2Treinar a equipe de admissão, até 15/10
- EficáciaNa vez do setor relator
- VerificaçãoObservação local por 30 dias
- Setor relatorAprovou a resposta em 20/10
- SituaçãoConcluída
Exemplo com dados fictícios, montado com as etapas e os rótulos do sistema.
O que muda em sete rotinas da Qualidade
Como costuma ser sem um sistema e como fica com o Argus Quality.
Documentos e validade
Cada documento passa por revisão, aprovação e publicação com registro, e o painel mostra o que vai vencer.
Como costuma ser sem um sistema: O POP circula por e-mail, ninguém sabe qual versão vale e o documento vencido aparece na auditoria.
Não conformidade
A NC anda em quatro etapas com responsável, a análise segue o risco e quem relatou confere a eficácia.
Como costuma ser sem um sistema: A notificação chega por papel ou mensagem, a resposta não tem método e ninguém confere se a ação funcionou.
Mapa de processo
Cada setor tem o seu mapa SIPOC com fluxograma, e o sistema aponta o que não fecha antes de publicar.
Como costuma ser sem um sistema: O mapa é uma planilha antiga, e a entrada de um setor não bate com a saída do fornecedor.
Matriz de risco
A probabilidade vem do indicador ligado ao risco, e a gravidade usa a mesma escala da NC.
Como costuma ser sem um sistema: A probabilidade é estimada de cabeça e a matriz envelhece até a próxima auditoria.
Indicadores
Cada indicador tem meta e tendência calculada, e a análise começa conferindo a ação do período anterior.
Como costuma ser sem um sistema: Os indicadores ficam em planilhas por setor e a análise crítica repete o texto do mês anterior.
Acreditação
Cada requisito tem responsável, evidências que apontam para o próprio sistema e ações de preparação.
Como costuma ser sem um sistema: Requisitos numa planilha, evidências em pastas e responsáveis combinados por e-mail.
Planos de ação
As ações em 5W2H aparecem em Kanban e cronograma, com aviso de prazo, e o Gestor da Qualidade finaliza a ação concluída.
Como costuma ser sem um sistema: As ações ficam em atas e planilhas, e ninguém vê o que está atrasado.
As funções do Argus Quality
Todas usam os mesmos setores, pessoas e documentos.
Documentos e registros
Ocorrências e melhoria
Processos, riscos e indicadores
- Mapa de Processo Mapa SIPOC por setor, com fluxograma, documentos, indicadores e inconsistências apontadas.
- Matriz de Risco Riscos por atividade, com probabilidade vinda do indicador e gravidade na escala da NC.
- Indicadores e Análise Crítica Indicadores com meta e tendência, e análise crítica que confere a ação do período anterior.
Acreditação e plataforma
- Certificação e Auditoria Interna Requisitos da ONA, ISO 9001 ou CHKS com responsável, evidência e auditoria interna.
- Dashboard e Minhas Tarefas O panorama do SGQ para a gestão e a fila de pendências de cada pessoa.
- Segurança, Acessos e LGPD Perfis por setor, dois fatores opcional, sessão com tempo limite e trilha de auditoria.
- Ajuda, Novidades e Assistente Tutoriais dentro do sistema, notas de cada versão e um assistente de IA opcional.
Do relato à eficácia e do requisito à evidência
Duas rotinas completas, etapa por etapa, com a tela de cada uma.
NC na Etapa 1: setores, porta de entrada, fato e nível de risco.
Lista de NCs com a etapa, o setor de destino e os dias em aberto.
Resposta em risco alto: Ishikawa, 5 Porquês e plano de ação.
Minhas Tarefas: pendências por módulo, com contadores em cada aba.
NC na Etapa 4: a decisão do setor relator sobre a eficácia.
Programas de certificação com o andamento de cada um.
Programa com os títulos e requisitos do manual importado.
Detalhe do requisito, com os campos de responsável e setor.
Kanban das ações de preparação, ligadas aos requisitos do manual.
Auditorias internas do programa.
Como os módulos conversam
Os módulos usam os mesmos setores, pessoas e documentos. O que é registrado num lugar aparece onde faz diferença.
Do mapa para a NC
No fluxograma, Registrar NC numa entrada ou saída abre a não conformidade com o processo e o requisito preenchidos.
Dos módulos para a certificação
Documentos, Indicadores e Mapa de Processo têm Vincular a certificação, que liga o item a um requisito.
Do indicador para o risco
A meta e a tendência recente do indicador ligado definem a probabilidade na matriz de risco.
Do documento para a evidência
O documento publicado pode ser evidência do requisito. Em rascunho ou em aprovação, ele não conta.
Do problema para a ação
Projetos e Ações recebe planos ligados à NC, ao indicador ou ao requisito da certificação.
Da tarefa para a pessoa
Aprovações, respostas e prazos ficam em Minhas Tarefas, com lembretes e avisos por e-mail.
Entra por planilha
- Mapa de processo em planilha Excel, no modelo do sistema
- Manual de acreditação por planilha
- Planilha de Normas da CHKS, com várias abas
Sai em relatório
- Relatório de documentos em Excel
- Relatório de indicadores em Excel e PDF
- Mapa de processo e Matriz de Registros para impressão
- Trilha de auditoria em CSV
Fluxograma do processo nas colunas do SIPOC: fornecedores, entradas, atividades, saídas e clientes.
Acessos, segurança e LGPD
Perfis e setores
Administrador Instituição, Usuário Instituição e Usuário Consulta, com os setores autorizados de cada pessoa.
Permissão por etapa
Na NC, cada etapa tem quem edita, e a NC de outro setor não aparece na lista nem abre pelo link.
Dois fatores no login, opcional
Quem quiser liga o código do aplicativo autenticador na própria conta e guarda os códigos de recuperação.
Sessão com tempo limite
A sessão é encerrada após 30 minutos sem uso.
Trilha de auditoria
Login, documentos, NC, processos e configurações ficam registrados. O administrador da Qualidade consulta e exporta em planilha.
Dados separados
Conforme o contrato, a instituição tem um servidor só dela ou uma área separada no banco de dados.
O que cada área passa a ter
| Diretoria | Dashboard com documentos, indicadores, NCs, certificação e projetos, e o desempenho de cada líder. |
|---|---|
| Qualidade | Análise Prévia das NCs, mapas de processo sem inconsistência e o andamento da acreditação por requisito. |
| Gestores de setor | Resposta às NCs do setor com método, indicadores com análise crítica e o planejamento do próprio processo. |
| Auditoria interna | Auditoria item a item com Conforme, Não conforme e Observação, e o índice de conformidade do programa. |
| Responsáveis por ações | Ações em 5W2H com prazo, aviso por e-mail e a pendência em Minhas Tarefas. |
| TI e proteção de dados | Perfis por setor, dois fatores, sessão com tempo limite e trilha de auditoria exportável. |
Para quem o Argus Quality foi feito
Para a Qualidade de hospitais e clínicas que tratam ocorrências, mantêm mapas de processo e se preparam para a acreditação.
- Hospitais e clínicasDocumentos, não conformidades, mapas de processo e preparação para ONA, ISO 9001 e CHKS.
Serve a organizações que mantêm um sistema de gestão da qualidade:
- Hospitais e clínicas
- Laboratórios e diagnóstico
- Serviços de saúde
- Organizações em preparação para acreditação
Como é a implantação
A implantação parte dos setores, documentos e mapas que a instituição já tem. Preço, prazo e hospedagem são definidos na proposta comercial.
- 1EstruturaSetores, superiores imediatos, usuários e perfis de acesso.
- 2DocumentosTipos de documento, controle, validade e o cadastro dos documentos em uso.
- 3ProcessosMapas importados das planilhas no modelo do sistema ou montados com a Qualidade.
- 4Indicadores e NCIndicadores com meta e periodicidade, portas de entrada e listas da NC.
- 5AcreditaçãoPrograma da norma com o manual que a instituição licenciou e os responsáveis por requisito.
O que precisamos da sua equipe
- Lista de setores com o superior imediato de cada um
- Lista de usuários com e-mail e setor
- Tipos de documento e regras de validade da instituição
- Planilhas dos mapas de processo, se houver
- O manual de acreditação licenciado, em planilha
- Uma conta de e-mail remetente para os avisos
Definido na proposta comercial
Hospedagem, número de usuários, módulos e uso do assistente de IA, que vem desligado e usa um serviço externo.
Perguntas frequentes
Precisa instalar algum programa?
Não. O Argus Quality abre no navegador, no computador, no tablet ou no celular.
Dá para trazer os documentos e os mapas que já temos?
Os mapas de processo entram pela importação da planilha no modelo do sistema, com prévia e escolha linha a linha. Os documentos são cadastrados um a um, com o arquivo e o tipo. Não há importação em lote de documentos.
Integra com o sistema hospitalar?
Não. O Argus Quality não tem integração com sistemas hospitalares nem com outros sistemas de notificação. Os resultados dos indicadores são lançados no próprio sistema.
Os dados de cada instituição ficam separados?
Sim. Conforme o contrato, a instituição tem um servidor só dela ou uma área separada no banco de dados. Hospedagem e contrato são definidos na proposta.
Tem inteligência artificial?
Há um assistente opcional que responde dúvidas de uso com a Ajuda e os números que a pessoa pode ver. Ele vem desligado e, quando ligado, usa um serviço externo de IA. O assistente não altera registros.
Faz avaliação de fornecedores?
A avaliação de fornecedores fica no Portal do Fornecedor, outro produto da ArgusBC, em portaldofornecedor.cloud.
Funciona com o manual da ONA, da ISO 9001 ou da CHKS que já usamos?
Sim, pelo módulo de Certificação. ONA, ISO 9001 e CHKS vêm cadastrados, e a instituição importa por planilha o manual que licenciou. O sistema não traz o texto oficial dos manuais.
Posso começar por um módulo?
A combinação de módulos é definida na proposta comercial. Há dependências: a matriz de risco usa o mapa de processo e os indicadores, e a evidência da certificação aponta para documentos publicados.
Tem login único (SSO)?
Não. O acesso é por e-mail e senha, com autenticação em dois fatores que cada usuário pode ligar.
O Argus Quality atende a LGPD?
Traz controle de acesso por perfil e setor, dois fatores, sessão com tempo limite e trilha de auditoria. Não há tela para o titular exportar ou apagar os próprios dados. A conformidade segue o programa de privacidade da instituição.
A aprovação de documentos tem validade jurídica?
O sistema registra quem revisou, aprovou e publicou, com data. A página de validações no Word é opcional e não é assinatura digital com certificado ICP-Brasil.
Onde fica hospedado, quanto custa e em quanto tempo fica pronto?
Hospedagem, preço, prazo de implantação e suporte são definidos na proposta comercial, a partir do tamanho da instituição e dos módulos.
Veja o Argus Quality com o processo da sua instituição
Numa demonstração guiada, mostramos uma não conformidade do relato à eficácia e um requisito da acreditação do manual à evidência.
- Com dados de demonstração. Mostramos as telas e respondemos às perguntas da sua equipe.
- A partir da sua acreditação. Conversamos sobre a norma, a fase e o manual que a instituição usa.
- Com quem vai usar. Qualidade, gestores de setor, diretoria e TI veem cada um a sua parte.
Pedido recebido
Vamos responder pelo e-mail informado para combinar o horário da demonstração.