Ciclo controlado do rascunho à publicação
O documento controlado passa por revisão, aprovação e publicação, com o status na lista.
O status vai de Rascunho a Em Revisão, Em Aprovação, Aprovado e Publicado. A reprovação devolve o documento à revisão.
Documentos
Documentos controlados com revisão, aprovação registrada, publicação e validade à vista
O problema que resolveO POP circula por e-mail ou pasta compartilhada, ninguém sabe qual versão vale, a aprovação fica num papel e o documento vence sem que alguém perceba. Na visita da acreditadora, falta a prova de quem aprovou e quando.
Quem usa: Gestor da Qualidade, Administrador Instituição, Gestores de setor, Usuário Instituição, Usuário Consulta.
O que faz
As marcadas como Opcional dependem de configuração.
Decisão de cada aprovador registrada
A decisão de cada aprovador fica registrada, com data, no resultado das aprovações.
Os aprovadores decidem em Minhas Tarefas: registram a aprovação ou reprovam com motivo. Depois vem a publicação.
Versões com histórico
A versão nova entra na aprovação e a anterior fica no histórico do documento.
Enviar nova versão sobe o arquivo e devolve a tarefa aos aprovadores. Ver Versões e o Histórico listam cada passo.
Validade acompanhada antes do vencimento
Na lista, o selo Próximo de vencer aparece 10 dias antes. O painel agrupa por faixa de dias.
O tipo define a validade em dias. O status fica Em dia, Próximo de vencer, Vencido ou Sem validade.
Controlado ou não controlado por tipo
A instituição decide por tipo: o POP passa pela aprovação, a ata pode ser publicada direto.
O tipo de documento define se ele é controlado. O não controlado é publicado no cadastro, com a data do dia.
Leitura e download definidos por tipo
A instituição decide o que todos podem ler e baixar e o que fica restrito.
Em Tipos de Documento, Visível para todos os usuários e Permitir download para todos os usuários. Vêm desligadas.
Prazos e lembretes por e-mail Opcional
Com prazos na aba Fluxo, aprovação e publicação paradas geram lembrete por e-mail.
Nas configurações do módulo, a aba Fluxo define os prazos em horas e os lembretes por e-mail.
Relatório consolidado em Excel
A lista filtrada vira planilha para a reunião da Qualidade ou para a auditoria.
O Relatório Consolidado de Documentos exporta em Excel ou imprime em PDF com os filtros da tela.
Página de validações no Word Opcional
O arquivo Word publicado leva uma página com quem revisou e aprovou.
Quando ligada pelo administrador, insere a página de validações no arquivo Word. Não vale para PDF e não é assinatura digital.
Diferenciais
- O aprovador decide em Minhas Tarefas, com registro de quem e quando
- Validade e vigência medidas em separado no painel
- Documento publicado pode ser ligado como evidência de requisito
- POP e IT ligados às atividades do mapa de processo
Com os outros módulos
O documento publicado pode ser POP ou IT de uma atividade do mapa, linha da Matriz de Registros e evidência na Certificação. A tarefa chega em Minhas Tarefas. Por e-mail vão o lembrete antes do prazo, o aviso de atraso e o de reprovação. Exporta Excel. Sem integração com GED externo.
Limites e requisitos
- A validade depende do tipo de documento estar configurado como controlado e com prazo.
- Não há importação em lote: cada documento é cadastrado com o arquivo.
- A página de validações no Word é opcional e não é assinatura digital.
Veja o Argus Quality com o processo da sua instituição
Funções relacionadas: Matriz de Registros, Não Conformidade, Projetos e Ações, Mapa de Processo.